Okura ACT CITY HOTEL HAMAMATSU

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お問合せ Tel.053-459-0111
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宴会・催事規約

当ホテルでは宴会又は催物(以下宴会等と称します)のご契約および宴会場のご利用に関して下記の通り定めておりますので予めご了承ください。

1.宴会時間と追加室料
宴会場等のご使用開始から終了までのご契約時間(以下宴会時間と称します)は所定の室料金をお支払いいただいておりますが、この宴会時間を超過した場合は追加室料を頂戴することになります。又宴会時間の前後の準備時間と撤去時間の合計が一時間までは無料でございますが、一時間を超える場合は超過時間に応じて追加室料を頂戴したします。但し、次の会場使用時刻との関連で、ご使用時間の超過に応じられない場合もございます。予めご了承ください。
2.有料人数の確認
料理等を用意する人数(以下有料人数と称します)を宴会等の開催日の前日正午までにホテルの担当係員にご通知ください。それ以降は全て手配が完了いたしておりますので、宴会等の開催日に出席されたお客様の人数が有料人数より減少した場合でも有料人数分の料金を頂戴いたします。
3.内金
宴会等のご予約の時にお申し込み金をお支払いいただきます。お申し込み金の金額は宴会見積総額に基づいてホテルより提示させていただきます。
4.お支払い
ホテルから提示いたしましたお見積り概算額からお申し込み金を差し引いた金額をお支払いください。原則として宴会等の開催日の3日前までに現金又は銀行振込みにてお支払いください。残金につきましては、宴会日より20日以内に銀行振込み、または現金にてお支払いくださいますようお願い申しあげます。
5.取消料と期日変更料
すでにご契約いただいた宴会等をお取消になる場合、下記の取消料及び変更料を頂戴いたします。
取消料と期日変更料 (日数はお申し出の翌日から起算いたします)
ご宴会当日の180日前まで 申込金全額をご返金させて頂きます。
ご宴会当日の179日前から80日前まで 申込金全額をお取消料として頂戴いたします。
ご宴会当日の79日前から20日前まで 宴会・催事については正規会食利用料金の8時間分(サービス料・税金を除く)と申込み金全額。
ご宴会当日の19日前から10日前まで お見積り金額の50% (サービス料・税金を除く)
(ただし申込金は精算に充当する)
ご宴会当日の9日前から前日まで お見積り金額の80% (サービス料・税金を除く)
(ただし申込金は精算に充当する)
ご宴会当日のお取消 お見積り金額の100% (サービス料・税金を除く)
(ただし申込金は精算に充当する)
注:(1)上記の「お見積り金額」とは、見積書の発行いかんにかかわらず、お取り消しの申し出時点においての、予定料金・飲物・会場費及びその他のご注文をいただいている料金すべてを含みます。
(2)上記のいずれの期間においても、お申し込みの日より7日に満たないお取り消しについては、申込金の全額を返金させていただきます。
6.装飾・余興等の手配
宴会等に関連する装飾、音楽、余興およびレセプタント等につきましてはホテルより指定業者に手配させていただきます。お客様が直接ホテルの指定する業者以外の業者に依頼される場合は、宴会等を円滑に運営するため事前にホテルにご連絡いただきホテルの了解後にご注文ください。
7.直接ご依頼の業者に対する指示
ホテルの了解のもとにお客様が直接依頼された業者が行う諸事項(宴会等に関する装飾、余興等の機器および材料の搬入・搬出。看板等のサイズと取りつけ方法等の決定或は設置等)につきましては、ホテルの美観・動線などを考慮し、一定のルールの下に実施していただく様に、ホテルよりその業者の方々にご指示申しあげます。
8.損害賠償
お客様(お客様側の全ての関係者を含みます)およびお客様が直接ご依頼された業者の方々は、ホテルの施設、付器備品等を破損したり、損傷しないよう充分にご注意ください。もし、施設・代器備品等に損傷、汚損等損害が発生した場合はその修復に関してホテルよりご指示申しあげますので、それに合わせて速やかに修理を行うか、又はその損害賠償金をご負担くださいますようお願いいたします。
9.解約
宴会等にご出席されるお客様が法令又は公序良俗に反する行為をなさる恐れがあると判断した場合、或いはほかのお客様にご迷惑をおかけするとホテル側が判断した場合、暴力団員、暴力団関係者、反社会的勢力に関与されていると認められるとき、又はこの「宴会・催事規約」に違反された場合は、ご宴席のお申し込みをお断りするか、既にご契約いただいている際も解約させていただくことがございますので予めご了承ください。また上記の理由により解約させていただいた際には、「5取消料と期日変更料」に従って取消料を頂戴いたします。
10.禁止事項
次に掲げる各項目につきましては禁止事項となっておりますのでご遠慮くださるようお願い申しあげます。

○盲導犬・介助犬及び聴導犬以外の犬、猫、小鳥その他の愛玩動物、家畜類等の持ち込み。
○発火又は引火性の備品の持ち込み。
○悪臭を発するものの持ち込み。
○とばく等風紀を乱す行為又は他のお客様の迷惑になるような言動。
○備付品の移動。
○使用目的以外のご利用。
○その他法令で禁じられている行為。
11.宴会免責事項その他
●免責事項以下に定める理由に該当することがあった場合につきましては、お客様、弊社双方とも免責とさせていただきます。

(1)天変地異、火災、戦争、紛争、その他お客様及び弊社のいずれの責に帰することの出来ない事由により本会場の全部又は一部が滅失若しくは駿損するなど本宴会等の履行が不可能又は著しく困難になったとき。

(2)法令又は法令に基づく公権力の行使、もしくは、関係官庁の指導等による本会場の収用、取り払い、使用禁止等の事由が発生するなど、お客様及び弊社のいずれの責に帰することのできない事由により本宴会等の履行が不可能又は著しく困難になったとき。

●宴会場における事故・盗難に関してクロークにて、宴会等実施当日にご出席されるお客様のお荷物などをお預かりさせていただくサービスを行っておりますが、現金、貴重品などの高価品のお預かりはお断りさせていただいております。万一宴会等におきまして事故、盗難が発生した場合、弊社といたしましては一切責任を負えませんので、十分ご注意いただくようお願いいたします。

●宴会場に関してお客様がお申し込み又はお打合せ時点の宴会場の設備、設定、装飾、調度品等に関しては、変更が生じる場合がありますので、予めご承知くださいますようお願いいたします。

●個人情報の取扱いについて
(1)個人情報の取得・利用お客様の申込書、アンケートにより、又弊社が本予約に基づきサービスを提供させていただく過程において、弊社は、本宴会等の開催、履行その他の弊社の業務遂行のために、或いは、弊社サービスの向上を図るために、く以下「本目的」といいます。》、お客様又はご列席者その他の関係者の個人情報を本目的の達成に必要な範囲で取得し、本目的のために当該情報く以下「取得個人情報」といいます。》を利用させていただくことがありますのでご了承ください。

(2)取得個人情報の第三者提供等弊社は、次の場合を除き、取得個人情報を第三者に提供、又は開示せず、その利用を第三者に委託いたしません。

イ)予め本人の同意を得た場合。
ロ)「個人情報保護に関する法律第23条」に基づく場合

(3)開示・訂正請求等への対応本人の個人情報の開示・訂正・追加又は削除、利用停止等を希望される場合はメールアドレスadmin@act-okuracojpまでお問い合わせください。合理的な期間、妥当な範囲でこれに対応いたします。

尚、当ホテルは所定の料金以外お心付などは一切ご辞退申しあげております。